Fișe de post care se pot evalua: 7–10 rezultate măsurabile pentru fiecare rol

Deschide fișa de post a unui om din echipa ta. Încearcă să răspunzi, doar pe baza ei, la o întrebare simplă: luna trecută și-a făcut treaba sau nu? Dacă nu poți răspunde fără să te gândești la cât de ocupat a părut sau la cât de des ți-a scris pe WhatsApp, fișa aia nu te ajută să conduci firma. Te ajută doar la dosarul de personal.

Nu e vina omului și nici a celui care a redactat fișa. Documentul e construit pentru altceva.

De ce fișa de post clasică nu se poate evalua

Fișa de post descrie activități: „gestionează relația cu furnizorii”, „se ocupă de facturare”, „răspunde de arhivă”. Toate sunt adevărate și niciuna nu poate fi ratată. Cât timp omul „se ocupă”, fișa e respectată.

Într-o firmă mică, efectele se văd repede:

• Evaluarea devine o impresie, iar cel mai vocal din echipă pare cel mai performant.
• Măririle de salariu se negociază, nu se argumentează.
• Patronul ajunge să verifice tot, pentru că nu are alt mod de a ști dacă lucrurile s-au făcut. Asta costă cel mai mult: delegarea rămâne pe hârtie.

Fișa de post rămâne în dosar, cum o cere legislația muncii. Ce lipsește e stratul de deasupra: o listă scurtă de rezultate după care rolul poate fi evaluat.

Activitate versus rezultat, pe exemple

Diferența se vede cel mai bine când rescrii aceeași responsabilitate:

• „Se ocupă de facturare” devine „toate facturile lunii sunt emise până pe 3 ale lunii următoare, fără refacturări din erori”.
• „Ține legătura cu clienții” devine „orice solicitare primește răspuns în maximum o zi lucrătoare”.
• „Urmărește încasările” devine „facturile restante de peste 30 de zile nu depășesc 10% din facturarea lunară”.
• „Coordonează echipa de teren” devine „cel puțin 95% din lucrări sunt finalizate la data promisă clientului”.

Testul e simplu. La final de lună, un om din afara firmei ar trebui să poată spune „da” sau „nu” pentru fiecare rând, uitându-se doar în date. Dacă răspunsul depinde de părerea cuiva, rezultatul nu e încă scris bine.

De ce 7–10 și nu 3 sau 25

Sub șapte rezultate, rolul real e aproape mereu mai larg decât lista, iar ce nu e scris devine treaba nimănui. Peste zece, nimeni nu le mai urmărește. Lista devine o a doua fișă de post, la fel de ignorată ca prima.

Între șapte și zece acoperi partea din rol care contează. Totul încape pe o pagină pe care o parcurgi cu omul în cincisprezece minute.

Cum le scrii, concret

1. Pornești de la ce se strică.Întrebarea de start nu e „ce face omul ăsta?”, ci „dacă ar lipsi o lună, ce ar începe să meargă prost?”. Răspunsurile sunt, de obicei, primele rânduri de pe listă.
2. Pui un număr sau un termen.Cât, până când, cât de des, sub ce prag. Fără număr, rândul rămâne o activitate.
3. Stabilești de unde vine cifra.Fiecare rezultat se verifică dintr-un raport, un program sau un tabel, nu întrebând „cum a mers?”.
4. Le scrii împreună cu omul.O listă primită de sus e respectată, dar una construită împreună e asumată. Diferența apare prima dată când ceva iese pe roșu.
5. Fixezi data primului reviewînainte să închizi discuția.

Ritmul contează mai mult decât lista

Aici apare aceeași capcană ca la orice instrument de control: lista făcută o dată și pusă în sertar nu schimbă nimic.

Funcționează un review scurt, o dată la două săptămâni. Fiecare rezultat e marcat verde, galben sau roșu, iar discuția stă doar pe cele roșii. Întrebarea nu e „cine e de vină”, ci „ce blochează și ce facem până la următorul review”.

În lucrul cu firmele mici, 7–10 rezultate măsurabile per rol, cu review bilunar, sunt o piesă dintr-un sistem mai larg. Celelalte piese sunt cifrele lunare ale firmei și un plan trimestrial. Au sens împreună: obiectivele firmei se împart pe roluri, iar fiecare rol se urmărește prin aceleași cifre pe care le vede patronul.

Ce se schimbă după câteva luni

• Poți delega fără să verifici fiecare pas, pentru că știi exact ce urmărești.
• Evaluările și măririle de salariu.Devin discuții despre date, nu despre simpatii.
• Angajările.Știi din prima zi ce aștepți de la noul om.
• Conversațiile incomode.Cele pe care majoritatea antreprenorilor le amână luni întregi devin mai ușoare. Nu mai discuți despre persoană, ci despre un rând care e roșu de trei review-uri la rând.

De unde începi

Nu e nevoie să rescrii toate rolurile deodată. Alege rolul pe care îl verifici cel mai des și scrie, împreună cu omul respectiv, șapte rezultate care trec testul de mai sus. Fixează primul review peste două săptămâni. Dacă după două-trei review-uri nu mai simți nevoia să-l întrebi zilnic „cum stăm?”, ai primul rol care funcționează fără tine.

Ionuț Radu Bîrlea este consultant financiar și de business pentru firme mici și mijlocii. A studiat inginerie economică la Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca și are un master în Financial Management la EAE Business School, Madrid. A lucrat în controlling și analiză financiară în automotive, FMCG, construcții și farma, pe bugete, P&L lunar și raportare către CFO. Lucrează „done-with-you”, pe trei etape: stabilitate, creștere și autonomie.

Mai multe despre metodă și despre programele de lucru, pe ssperformance.ro.