Dacă de-a lungul timpului a fost folosită arhivarea tradițională a documentelor contabile, cu plusurile și minusurile ei, în prezent, odată cu folosirea din ce în ce mai acerbă a soluțiilor digitale, ajungem să discutăm despre arhivare electronică. Precum și despre multitudinea de avantaje pe care o aduce această îmbunătățire. Dacă iei în calcul trecerea la o arhivare electronică a documentelor firmei tale, în încercarea de a eficientiza acest proces, iată care sunt detaliile cele mai importante pe care ar trebui să le știi.
Ce înseamnă arhivarea electronică a documentelor?
Arhivarea electronică este un proces de arhivare a documentelor în format digital. În acest sens sunt folosite soluții moderne de arhivare în sisteme cloud. Arhivarea electronică face referire la documentele emise deja în format electronic, emise și semnate,. Astfel, arhivarea documentelor ajută în primă fază la o organizare mai eficientă a informațiilor, Lucru ce îți oferă acces rapid la acestea, în doar câteva ore.
Arhivarea electronică este reglementată conform Legii nr. 135/2007 (Legea Arhivării Electronice). Iar documentele se indexează cu ajutorul unor metadate. Acestea includ atât metadate atribuite conform reglementărilor legale, cât și identificatori selectați de către client pentru facilitarea procesului de găsire a documentelor. În cazul arhivării electronice legale, adăugarea unui nou document este condiționată de aplicatea unei semnături electronice digitale pe fiecare document în parte. Astfel, este securizat procesul de arhivare electronica documente contabile.
Arhivarea electronică aduce o serie de beneficii concrete. Unul dintre cele mai importante este economia de spațiu de care se bucură compania. Pentru că documentele sunt stocate electronic, nu mai este necesar să închiriezi sau amenajezi spații pentru a depozita arhive fizice. În plus, te bucuri de acces rapid la documentele solicitate. Ele pot fi transmise rapid prin email. De regulă în intervale de câteva ore.
Arhivarea electronică este un proces modern de arhivare. Odată externalizat, acesta permite companiei să se ocupe de procesele interne importante. Fără grija documentelor și a stocării acestora.
De ce confidențialitatea reprezintă o prioritate?
În ceea ce privește arhivarea electronică, confidențialitatea este o prioritate. În măsura în care este respectată cu strictețe. Sistemele de arhivare electronică, cum sunt cele utilizate de Arhivatorul, includ măsuri avansate de protecție a datelor. Lucru ce garantează confidențialitatea și integritatea informațiilor stocate.
Arhivarea electronică se face în depline condiții de legalitate, în concordanță cu cerințele actelor normative care stabilesc standardele și procedurile agreate de arhivare. În România, cadrul legal pentru arhivarea electronică este reglementat prin Legea Arhivării Electronice nr. 135/2007 și Ordinul MCSI 493/2009.
Concluzie
Arhivarea electronică a documentelor contabile îți oferă beneficii imediate. De la reducerea spațiului utilizat pentru depozitare la reducerea costurilor. În acest fel, protejează compania de cheltuieli inutile. În plus, acest tip de arhivare optimizează gestionarea documentelor, facilitând controlul și înregistrarea lor. Adică fără timpi pierduți sau eforturi suplimentare. Alege să lucrezi cu specialiști în arhivare care să îți ofere soluția potrivită pentru afacerea ta.
