În cursul activității sale, orice companie sau firmă se confruntă cu gestionarea legală și eficientă a tuturor tipurilor de documente, fie că sunt pe hârtie, fie în format digital. Prin urmare, este esențial să se pună în aplicare o politică de arhivă documente eficientă.

Cum se poate face arhivarea documentelor?

Arhivarea documentelor se poate realiza fie pe suport hârtie, fie pe suport electronic.

• Arhivarea pe suport hârtie

Păstrarea registrelor de contabilitate, documentelor justificative și a altor documente financiar contabile importante se face, în funcție de caz, la sediul social, la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

• Arhivarea pe suport electronic

Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a pune spre păstrare documente în formă electronică, în cadrul unei arhive electronice. În cazul în care evidența contabilă se ține cu ajutorul unor programe informatice, aceste documente financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de lege, cu condiția de a putea fi listate în orice moment.

Care sunt documentele arhivate timp de cinci ani?

Pe o perioadă de cinci ani se păstrează, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite documentele următoare:

• Bonuri de predare, transfer, restituire;
• Listele zilnice de alimente;
• Notele de recepție și constatare de diferențe;
• Fișele de magazie;
• Listele de inventariere;
• Chitanțele (și cele pentru operațiunile în valută);
• Dispozițiile de plată;
• Borderouri de achiziție;
• Ordinele de deplasare – delegație (și delegațiile efectuate în străinătate);
• Fișele de cont pentru diferitele operațiuni;
• Deciziile de imputare;

Care sunt documentele arhivate tip de 10 ani?

Este obligatoriu să se păstreze timp de 10 ani registrele de contabilitate obligatorii în arhivă documente (registrul jurnal, registrul inventar și Cartea mare) și acele documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia s-au întocmit.

Arhivarea fizică: o soluție fiabilă și actualizată de arhivare a documentelor

Arhivarea documentelor pe suport de hârtie este esențială pentru o bună organizare și pentru a respecta legislația în vigoare. Acest proces oferit de o firmă de arhivare în format fizic nu se limitează la simpla stocare a documentelor pentru o perioadă prestabilită. Indiferent de domeniul tău de activitate, va trebui să:

• Efectuezi un audit al documentației tale pentru a afla ce trebuie arhivat și pentru cât timp. Această fază de audit îți permite să prioritizezi documentele și să anticipezi posibila lor distrugere viitoare.
• Să organizezi documentele fizice pentru a te asigura că o versiune originală este păstrată atunci când este necesar.

Instituie un sistem care să garanteze că aceste documente sunt păstrate în mod corespunzător: depozitare la sediul firmei sau transfer în spații rezervate în acest scop, formarea personalului însărcinat cu aceste soluții de arhivare a documentelor, etc. Este esențial să se asigure integritatea documentelor pe toată durata depozitării lor.

Arhiva documente fizică necesită timp, cunoștințe și o infrastructură adecvată. O firmă de arhivare adecvată permite companiei tale să funcționeze într-un mod mai organizat și să respecte legislația relevantă. Odată cu democratizarea instrumentelor IT, este posibilă și arhivarea digitală a documentelor. Să aruncăm o privire asupra avantajelor pe care le prezintă pentru compania ta alegerea acestei soluții de management documente.

Arhivarea digitală: o parte esențială a transformării tale digitale

Cunoscută și sub numele de arhivare electronică, acest tip de proces este folosit pe scară largă în mai multe organizații, atât publice cât și private. Din ce în ce mai multe firmele și companii adoptă politica fără hârtie, reducând la minim documentele fizice în favoarea documentelor digitale sau digitalizării. 

Soluțiile de arhivă documente includ, prin urmare, alternativa de a stoca documentele în format digital. Acestea pot fi documente deja informatizate sau documente pe hârtie care sunt apoi digitalizate. La fel ca și arhivarea fizică, sistemul de arhivare electronică va trece prin etapele majore de audit, organizare, creare a unei structuri adecvate, monitorizare și distrugere a documentelor odată ce perioada de păstrare a acestora a expirat. 

Pentru a fi admisibile din punct de vedere juridic, aceste arhive digitale trebuie să fie datate și identificate cu o ștampilă de timp și un sigiliu înainte de a fi arhivate. Pentru a păstra integritatea documentelor dematerializate, trebuie să fie posibilă asigurarea trasabilității acestora prin arhivarea și consultarea lor. Confidențialitatea este, de asemenea, esențială, iar arhivele digitale trebuie să fie securizate, în special prin autentificare puternică și prin trasabilitatea accesului.

Economie semnificativă de spațiu: documentele arhivate sunt stocate electronic (cu excepția celor care trebuie păstrate în format original). Spațiul ocupat este, prin urmare, virtual, iar documentele ocupă mai puțin spațiu decât dacă ar fi fost depozitate într-o încăpere dedicată.

Documente mai sigure: prin stocarea în software specific sau prin intermediul unui serviciu cloud, se evită riscurile inerente stocării fizice, cum ar fi riscul de incendiu, de inundație, de furt, etc. Riscul zero nu există, însă securizarea oferită de arhiva documente cu ajutorul unor instrumente performante este mai puțin complexă decât protejarea împotriva riscurilor asociate unei soluții de arhivare fizică.

Externalizarea: o strategie eficientă de gestionare a arhivelor

Externalizarea gestionării arhivelor îți permite să încredințezi gestionarea arhivelor unui specialist în domeniu, astfel încât să te poți concentra asupra domeniului tău de activitate, în loc să fii nevoit să mobilizezi o mare parte din forța de muncă pentru arhivare. De asemenea, nu va trebui să găsești și să întreții spații (în cazul arhivelor fizice) sau să gestionezi digitalizarea și securitatea cibernetică (pentru documentele digitale). 

Prin utilizarea a ceea ce se numește un arhivar terț, îi delegați toate aspectele gestionării documentelor: audit, consiliere, management documente, transferul în spații dedicate și sigure, introducerea datelor, împachetarea, digitalizarea, monitorizarea și distrugerea. Un arhivator terț îți oferă o gamă de soluții de arhivă documente pentru a asigura stocarea și accesul securizat la arhivele tale, respectând în același timp perioadele de păstrare pentru fiecare dintre acestea.

Vei economisi timp prețios și vei avea un lucru mai puțin de care să îți faci griji zi de zi. Încredințarea gestionării documentelor te ajută să fii mai productiv, deoarece poți continua să te concentrezi asupra activității de bază și să îți dezvoltați activitatea.